Méthodes de prise de notes et rédaction de PV

Formation créée le 09/10/2025. Dernière mise à jour le 23/12/2025.
Version du programme : 1

Type de formation

Présentiel

Durée de formation

7 heures (1 jour)
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Méthodes de prise de notes et rédaction de PV


Acquérir une méthode claire, structurée et efficace pour prendre des notes utiles et rédiger des procès-verbaux précis, synthétiques et professionnels. Les participants apprendront à sélectionner l’essentiel, à organiser l’information et à rédiger avec rigueur tout en respectant les codes institutionnels de l’Université catholique de Louvain.

Objectifs de la formation

  • Comprendre les enjeux et la valeur ajoutée d’une prise de notes professionnelle.
  • Utiliser des méthodes structurées pour noter, hiérarchiser et sélectionner l’essentiel.
  • Savoir synthétiser et organiser ses notes pour préparer un document clair.
  • Rédiger un procès-verbal fidèle, neutre et synthétique, conforme aux standards institutionnels.
  • Renforcer la rapidité, la précision et la qualité de sa communication écrite professionnelle.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Personnel administratif, assistants, secrétaires de direction, coordinateurs de projet, collaborateurs académiques ou toute personne en charge de rédiger des comptes rendus ou des procès-verbaux à l’Université catholique de Louvain.
Prérequis
  • Aucun prérequis technique.

Contenu de la formation

Identifier les enjeux et les bonnes pratiques de la prise de notes - 1h15
  • Comprendre les objectifs d’une prise de notes efficace : savoir adapter le niveau de détail à la nature de la réunion et au destinataire du document.
  • Différencier les types de réunions : d’information, de concertation, de coordination ou de décision — et comprendre les exigences spécifiques à chacune.
  • Clarifier le rôle du rédacteur : savoir écouter activement tout en conservant une posture neutre et analytique.
  • Identifier les types de documents produits : notes brutes, compte rendu synthétique, procès-verbal complet — et leurs différences en termes de ton, structure et diffusion.
  • Repérer les erreurs fréquentes : verbatim inutile, surinterprétation, manque de hiérarchie, omission d’informations clés.
  • Travaux pratiques : Observation d’un extrait audio court(repérer les éléments essentiels à noter), travail individuel (tri d’informations “à garder / à écarter”), débrief collectif sur les critères de pertinence.
Maîtriser les techniques de prise de notes efficaces (avec dimension numérique intégrée) - 2h
  • Découvrir les principales méthodes de prise de notes : Méthode linéaire (suivre l’ordre des interventions), méthode hiérarchique (organiser par thème ou décision), méthode Cornell (division en zones : mots-clés, notes, synthèse), carte mentale (vision visuelle et synthétique des échanges).
  • Développer l’écoute active : repérer les signaux qui annoncent une décision, une contradiction ou un engagement.
  • Utiliser un système d’abréviations et de symboles : concevoir un code personnel rapide et efficace.
  • Distinguer faits, opinions et décisions : apprendre à noter objectivement, sans jugement.
  • Intégration numérique : Présentation des outils Microsoft OneNote et Word en mode plan pour structurer les notes, démonstration du gain de temps grâce aux puces automatiques, à la recherche de mots-clés et à la sauvegarde cloud, possibilité pour les stagiaires d’utiliser leur outil numérique préféré pendant les exercices.
  • Travaux pratiques : Atelier de mise en pratique des méthodes (à partir d’un même texte ou extrait de réunion, chaque participant teste deux méthodes de prise de notes différentes (ex. : hiérarchique vs. Cornell) pour comparer leur efficacité), construction d’un code personnel d’abréviations et de symboles (création individuelle suivie d’un partage d’astuces utiles au groupe), mini-challenge de synthèse (transformer une page de notes brutes en une synthèse structurée de 10 lignes maximum)
Structurer et synthétiser ses notes pour préparer le procès-verbal - 2h15
  • Trier et hiérarchiser les informations : distinguer faits, décisions, actions et points de suivi.
  • Construire un plan clair et homogène : Introduction (contexte, date, participants), corps structuré par points de l’ordre du jour, synthèse finale (décisions et actions à suivre).
  • Utiliser les connecteurs logiques et la reformulation neutre : fluidifier la lecture sans perdre la précision.
  • Faire preuve de concision : rédiger l’essentiel sans dénaturer le contenu.
  • Intégration numérique : Utilisation de Word pour créer la structure du PV (titres, sous-titres, puces automatiques), découverte des modèles prédéfinis de PV et de la numérotation automatique, introduction aux fonctions de vérification orthographique et de lisibilité.
  • Travaux pratiques : Réorganisation d’un corpus de notes désordonnées en plan de PV, reformulation d’extraits oraux : passage du discours spontané à la rédaction neutre, correction collective (comparer plusieurs versions d’un même passage pour choisir la plus claire et professionnelle).
4. Rédiger un procès-verbal clair, précis et professionnel (avec dimension numérique intégrée) - 1h30
  • Identifier les types de procès-verbaux : analytique (détaillé), décisionnel (axé sur les actions) ou synthétique (résumé clair).
  • Adopter un style professionnel : phrases courtes, vocabulaire neutre, ton institutionnel.
  • Employer les bons temps verbaux : Présent pour les constats, passé pour les faits, futur pour les actions.
  • Soigner la présentation du document : clarté de la mise en page, numérotation, homogénéité graphique.
  • Intégration numérique : Rédaction du PV final directement sur ordinateur, utilisation du mode “Révision” de Word pour les relectures croisées, discussion sur les bonnes pratiques de diffusion : export en PDF, archivage, partage via Teams ou intranet.
  • Travaux pratiques : Rédaction d’un extrait de PV à partir de notes communes (individuel), relecture croisée en binômes avec commentaires et suggestions, débrief collectif : critères d’un PV efficace (fidélité, clarté, lisibilité).

Équipe pédagogique

Professionnel expert technique et pédagogique.