Les fondamentaux de la gestion de projets

Formation créée le 09/10/2025. Dernière mise à jour le 24/12/2025.
Version du programme : 1

Type de formation

Présentiel

Durée de formation

21 heures (3 jours)
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Les fondamentaux de la gestion de projets


Maîtriser les bases de la gestion de projets en comprenant les étapes clés du cycle de vie, les principes de planification, de budgétisation et de gestion des risques. Les participants apprendront à concevoir, planifier, suivre et évaluer un projet dans un cadre universitaire ou institutionnel, en mobilisant des outils pratiques et des méthodes de pilotage adaptées. Fil rouge de la formation Tout au long des 3 jours, les participants travaillent sur un projet fil rouge : la création d’un événement académique fictif à l’UC Louvain (colloque, forum, semaine thématique ou projet interfacultaire). Ce projet sert de support aux travaux pratiques : définition des objectifs, planification, budget, analyse des risques et évaluation finale. Chaque séquence s’appuie sur ce projet fil rouge pour relier théorie et application concrète.

Objectifs de la formation

  • Comprendre le cycle de vie complet d’un projet et ses étapes clés.
  • Définir clairement les objectifs, livrables et parties prenantes.
  • Construire une planification réaliste et un budget maîtrisé.
  • Identifier et anticiper les risques grâce à des outils de prévention.
  • Suivre, piloter et évaluer un projet à l’aide d’indicateurs pertinents.
  • Capitaliser sur les apprentissages pour améliorer les futurs projets.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Personnel administratif, coordinateurs, chefs de service, enseignants, responsables de projets pédagogiques ou de recherche, ou toute personne amenée à piloter ou contribuer à un projet au sein de l’Université catholique de Louvain.
Prérequis
  • Aucun prérequis technique.
  • Une expérience professionnelle ou académique impliquant la participation à des projets est un atout.

Contenu de la formation

Introduction à la gestion de projet – 1h30
  • Définir un projet et ses caractéristiques : unicité, temporalité, contraintes, ressources et livrables.
  • Identifier les différents types de projets : pédagogiques, événementiels, informatiques, de recherche, institutionnels.
  • Comprendre les dimensions fondamentales du triangle projet : coût, délai, qualité – et les arbitrages possibles.
  • Repérer les acteurs clés du projet : chef de projet, sponsor, équipe, bénéficiaires, partenaires.
  • Découvrir les grandes approches méthodologiques : Cycle en V (séquentiel et prédictif) et méthodes agiles (itératives, adaptatives).
  • Faire le lien avec le contexte UC Louvain : comment la gestion de projet s’intègre dans la gouvernance universitaire.
  • TP : Atelier de cadrage du fil rouge : brainstorming collectif sur le projet choisi (objectifs, contexte, contraintes). Élaboration d’une fiche projet : titre, objectifs, livrables attendus, acteurs impliqués, contraintes initiales.
Le cycle de vie d’un projet – 2h30
  • Comprendre les cinq phases d’un projet - Initialisation : cadrage et faisabilité, planification : définition des étapes et ressources, exécution : mise en œuvre opérationnelle, suivi et contrôle : gestion des écarts et indicateurs, clôture et capitalisation : bilan et enseignements.
  • Identifier les livrables et jalons clés pour structurer la progression.
  • Différencier les rôles selon les étapes : qui décide, qui exécute, qui valide.
  • Repérer les critères de réussite d’un projet et les causes fréquentes d’échec (mauvais cadrage, communication, délais).
  • Travaux pratiques : Cas fil rouge – Étape 1 : Identification des grandes étapes du projet fictif UC Louvain et construction du cycle de vie visuel (sur paperboard ou outil numérique). Discussion collective : comment adapter ces phases au contexte universitaire (ex. calendrier académique, processus de validation interne).
Analyser les parties prenantes et définir les objectifs – 3h
  • Identifier les parties prenantes internes et externes : directions, enseignants, étudiants, partenaires, prestataires.
  • Analyser leur niveau d’influence et d’intérêt à travers la matrice parties prenantes.
  • Définir la vision du projet et la relier à la stratégie institutionnelle.
  • Formuler les objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels).
  • Construire la charte projet : document fondateur formalisant objectifs, périmètre, gouvernance et livrables attendus.
  • TP : Cas fil rouge – Étape 2 : Cartographie des parties prenantes du projet UC Louvain et Rédaction collective d’objectifs SMART et d’une première charte projet. Présentation croisée des chartes entre sous-groupes pour feedback et ajustements.
Construire la planification et l’organigramme des tâches – 2h30
  • Découper un projet en sous-ensembles cohérents (WBS – Work Breakdown Structure) : livrables, sous-livrables et tâches.
  • Définir les dépendances logiques entre les activités (enchaînement, priorités, chevauchements).
  • Utiliser les outils visuels de planification : Diagramme de Gantt pour le suivi temporel, réseau PERT pour l’analyse des dépendances critiques.
  • Allouer les ressources humaines, matérielles et financières.
  • Introduire la notion de jalons et livrables intermédiaires pour suivre la progression.
  • TP : Cas fil rouge – Étape 3 : Création de la WBS du projet UC Louvain, construction du diagramme de Gantt à l’aide d’Excel, GanttProject ou Trello, présentation et justification des choix de priorisation entre tâches.
Élaborer et suivre un budget de projet – 2h
  • Identifier les principaux postes de dépenses : ressources humaines, matériel, communication, logistique, sous-traitance.
  • Construire un budget prévisionnel en lien avec la planification.
  • Anticiper les coûts cachés et les marges d’incertitude.
  • Différencier budget prévisionnel et budget réel et mettre en place un suivi mensuel.
  • Calculer un coût global du projet et les indicateurs d’efficacité (ROI, coût par livrable).
  • Travaux pratiques : Cas fil rouge – Étape 4 : Construction d’un budget prévisionnel pour le projet, simulation d’un ajustement budgétaire en cas de baisse de financement, discussion : quelles priorités conserver et comment argumenter auprès du commanditaire ?
Maîtriser les risques et anticiper les imprévus – 2h30
  • Identifier les différents types de risques : techniques, humains, organisationnels, financiers, réputationnels.
  • Évaluer les risques selon leur probabilité et leur impact sur les objectifs.
  • Construire une matrice de gestion des risques et définir des stratégies de prévention, de transfert ou d’acceptation.
  • Élaborer un plan de contingence (mesures d’urgence et de mitigation).
  • Mettre en place un suivi régulier des risques via un tableau dynamique.
  • Travaux pratiques : Cas fil rouge – Étape 5 : Identification et hiérarchisation des risques du projet, création d’une matrice risques (probabilité/impact), simulation : un risque majeur se réalise (ex. désistement d’un partenaire) – décisions à prendre en groupe, débrief : comment transformer un risque en opportunité ?
Suivre et piloter l’avancement du projet – 2h
  • Définir les indicateurs clés de performance (KPI) : avancement, coûts, qualité, risques.
  • Créer un tableau de bord projet : visualisation de l’état d’avancement et des écarts.
  • Mettre en place un système de reporting clair et régulier.
  • Animer les réunions de suivi : ordre du jour, gestion du temps, arbitrages.
  • Adapter le pilotage selon les écarts observés : réaffectation de ressources, priorisation, replanification.
  • Travaux pratiques : Cas fil rouge – Étape 6 : simulation d’une réunion de suivi intermédiaire, rédaction d’un tableau de bord de suivi (Excel), analyse d’un scénario de retard : quelles actions correctrices mettre en œuvre ?
Évaluer et clore le projet – 2h30
  • Mesurer les résultats obtenus par rapport aux objectifs initiaux.
  • Évaluer la satisfaction des parties prenantes et la qualité des livrables.
  • Formaliser le bilan du projet : succès, difficultés, écarts, recommandations.
  • Mettre en place la démarche de capitalisation : comment transférer les leçons apprises aux futurs projets.
  • Rédiger le rapport final et organiser la clôture officielle du projet.
  • Travaux pratiques : Cas fil rouge – Étape 7 : Évaluation finale du projet simulé : atteinte des objectifs, budget, qualité, présentation orale du rapport de clôture devant le groupe, feedback collectif sur les postures et la coordination d’équipe.
Synthèse et transfert des acquis – 2h30
  • Retour sur le cycle de vie complet : des premières étapes de cadrage à l’évaluation finale.
  • Créer sa boîte à outils personnalisée (modèles, gabarits, indicateurs).
  • Construire un plan d’action individuel pour réinvestir les acquis dans ses futurs projets.
  • Travaux pratiques : Mini-évaluation des acquis : QCM individuel (10 questions) sur les notions clés vues durant la formation (cycle, budget, risques, pilotage), correction collective commentée pour renforcer la compréhension, échanges en binômes : “Ce que je retiens et ce que j’applique demain”, plan d’action individuel : rédaction d’une feuille de route personnelle avec deux engagements concrets pour ses projets à venir.

Équipe pédagogique

Professionnel expert technique et pédagogique.