Savoir organiser et gérer une manifestation évènementielle de A à Z

Formation créée le 17/09/2025. Dernière mise à jour le 24/12/2025.
Version du programme : 1

Type de formation

Présentiel

Durée de formation

14 heures (2 jours)
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Savoir organiser et gérer une manifestation évènementielle de A à Z


Objectifs de la formation

  • Comprendre l’ensemble des étapes de création et de gestion d’un événement.
  • Savoir définir la pertinence et les objectifs d’une manifestation.
  • Maîtriser l’organisation, la planification et le pilotage d’un projet événementiel.
  • Élaborer un budget prévisionnel et identifier des sources de financement.
  • Concevoir un cahier des charges opérationnel et conforme aux aspects légaux.
  • Déployer une logistique efficace et sécurisée pour l’accueil du public.
  • Mettre en place une communication adaptée et efficace autour de l’événement.
  • Anticiper et gérer les imprévus liés à l’organisation.
  • Évaluer l’événement et formaliser un bilan qualitatif et quantitatif.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Responsables communication, marketing ou relations publiques.
  • Chargés de projet ou assistants souhaitant développer des compétences en gestion événementielle.
Prérequis
  • Aucune compétence technique préalable n’est nécessaire.
  • Une première expérience en organisation interne (ex. réunions, animations, petites manifestations) est un plus mais non obligatoire.
  • Toute personne amenée à organiser des manifestations (salons, séminaires, conférences, événements internes ou externes).

Contenu de la formation

Jour 1 - Définition du projet et évaluation de son opportunité (1h30)
  • Définir la pertinence et les objectifs de l'événement
  • Évaluer l'intérêt et l'opportunité de créer un événement
  • Mise en pratique : Atelier d'évaluation d'un projet événementiel
Organisation et planification (2h)
  • Identifier les intervenants dans le projet et leurs rôles
  • Établir un rétroplanning avec un listing des tâches et les jalons du projet
  • Mise en pratique : Jeu de cartes planification et organisation
Budget prévisionnel et recherche de financements (1h30)
  • Établir un budget prévisionnel
  • Rechercher des financements et des partenariats (sponsoring, mécénat, partenariat)
  • Mise en pratique : Élaboration d'un budget et recherche de financements
Elaboration du cahier des charges (2 heures)
  • Réaliser un cahier des charges en tenant compte du cadre légal (rôles et responsabilités) et des démarches administratives
  • Déterminer les lieux potentiels de l’événement et les prestations internes et externes nécessaires à sa réalisation
  • Mise en pratique : Atelier de création d'un cahier des charges
Jour 2 - Logistique et accueil (2 heures)
  • Mettre en place la logistique liée à l’événement (agencement, signalétique, organisation de l’accueil)
  • Sécuriser la réception du public (définir les besoins et les contraintes liées au lieu d’accueil)
  • Mise en pratique : Simulation de mise en place logistique et organisation de l’accueil (besoins matériels et humains)
Communication autour de la manifestation (1h30)
  • La communication événementielle, comment ça marche ?
  • Gérer les invitations et les éléments à remettre aux participants
  • Mise en pratique : Atelier de création de supports de communication
Gestion des imprévus (1h30)
  • Techniques pour anticiper et gérer les imprévus
  • Mise en pratique : Jeux de rôle sur la gestion des imprévus pendant un événement
Evaluation et suivi de l'évènement (2 heures)
  • Outils de mesures et suivi (évaluations, communication en interne)
  • Réduire l’impact environnemental de l'événement
  • Mise en pratique : Élaboration d'un bilan quantitatif - qualitatif et d'un document de suivi post évènement