Gérer son temps et ses priorités : méthodes et outils pour gagner en efficacité
Formation créée le 02/04/2026.
Version du programme : 3
Version du programme : 3
Type de formation
DistancielDurée de formation
14 heures (2 jours)Gérer son temps et ses priorités : méthodes et outils pour gagner en efficacité
Objectif de formation : Permettre aux participants de reprendre le contrôle de leur temps en identifiant leurs priorités réelles, en maîtrisant des méthodes de planification éprouvées et en développant des réflexes durables d'organisation, pour gagner en efficacité et en sérénité au quotidien.
Objectifs de la formation
- Identifier son propre rapport au temps et ses habitudes de travail
- Comprendre les mécanismes cognitifs et biologiques qui influencent sa productivité
- Diagnostiquer ses voleurs de temps et comportements d'évitement
- Hiérarchiser ses tâches selon leur valeur ajoutée réelle grâce à des méthodes reconnues
- Mettre en œuvre des outils de planification adaptés à son contexte
- Savoir dire non, négocier ses délais et déléguer efficacement
- Utiliser les outils digitaux et l'IA pour automatiser et optimiser son organisation
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Managers
- Chefs de projets
- Responsables d’équipe
- Collaborateurs souhaitant mieux gérer leur charge de travail
- Toute personne confrontée à la surcharge, aux interruptions ou à la difficulté de prioriser
Prérequis
- Aucun
Contenu de la formation
Module 1- Comprendre son rapport au temps (2h)
- Enjeux de la gestion du temps dans un environnement professionnel
- Auto-diagnostic : son rapport au temps, ses habitudes et ses croyances
- Le triangle efficacité / urgence / importance
- Rythme circadien et énergies fluctuantes : identifier ses moments de performance
- Adapter les types de tâches au bon moment de la journée
- Les biais cognitifs qui sabotent l'organisation : multitâche, perfectionnisme, procrastination
- Travaux pratiques : Test de positionnement — son profil face au temps, cartographie de sa journée type, élaboration de son graphique personnel d'énergie quotidienne
Module 2 - Identifier et éliminer ses voleurs de temps (2h)
- Les distractions externes : notifications, interruptions, réunions non essentielles
- Les distractions internes : dispersion mentale, charge cognitive, pensées parasites
- Analyse personnalisée de ses perturbateurs récurrents
- Les comportements d'évitement : procrastination, perfectionnisme, sur-engagement
- Stratégies concrètes de protection de son temps de concentration
- Le deep work : créer des plages de travail focalisé
- Travaux pratiques : Diagnostic individuel de ses voleurs de temps, plan d'action de réduction des perturbateurs, simulation d'une journée "sans voleurs de temps"
Module 3 — Prioriser avec méthode (3h)
- Ce qui est urgent n'est pas toujours important : dépasser l'urgence réflexe
- Les méthodes clés de priorisation : Matrice Eisenhower, Loi de Pareto (80/20), méthode ABC, MoSCoW
- Arbitrer en situation de surcharge : comment choisir quand tout semble prioritaire
- Gérer les priorités contradictoires et les injonctions multiples
- Aligner ses priorités avec ses objectifs et ceux de son équipe ou organisation
- Dire non aux fausses priorités : reconnaître et écarter les tâches à faible valeur ajoutée
- Travaux pratiques : Application des méthodes sur une surcharge simulée, exercice de priorisation en situation de pression multiple, construction de sa propre grille de priorisation
Module 4 — Planifier et organiser son temps (3h)
- Les méthodes de planification : time blocking, agenda par blocs, règle des 2 minutes
- Construire un planning réaliste qui intègre les imprévus
- Gérer les interruptions sans perdre le fil
- Outils numériques de planification : Outlook, Google Calendar, Notion, Todoist
- Utiliser l'IA pour optimiser son organisation : triage des emails, priorisation automatique, génération de to-do lists
- Les rituels d'organisation : routine du matin, revue hebdomadaire, clôture de journée
- Travaux pratiques : Planification d'une semaine type en intégrant priorités, imprévus et plages de concentration, atelier IA : utiliser un assistant IA pour organiser sa semaine
Module 5 - Dire non, négocier et déléguer (3h)
- L'affirmation de soi face à la surcharge : pourquoi c'est difficile et comment le dépasser
- Techniques pour dire non sans se fermer : reformuler, proposer une alternative, négocier les délais
- Négocier ses priorités avec sa hiérarchie et ses interlocuteurs
- Déléguer efficacement : identifier ce qui est délégable, à qui et comment
- Assurer le suivi sans micro-manager
- Poser des limites saines sur sa disponibilité
- Travaux pratiques : Jeux de rôle — reformuler une demande excessive, poser un cadre, négocier un délai, déléguer une tâche avec un brief efficace
Module 6 - Ancrer ses nouvelles habitudes dans la durée (1h)
- Pourquoi les bonnes résolutions ne durent pas : mécanismes du changement d'habitude
- Les trois leviers pour ancrer une nouvelle pratique : routine, ancrage contextuel, suivi
- Élaboration de son plan d'action personnel : 3 habitudes prioritaires à mettre en place
- Indicateurs de suivi : comment mesurer ses progrès
- Ressources et outils pour continuer à progresser après la formation
- Travaux pratiques : Construction de son plan d'action individuel, engagement public sur ses 3 nouvelles habitudes, mise en place d'un système de suivi personnel
Équipe pédagogique
Professionnel expert technique et pédagogique.
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Émargement numérique
- Mises en situation
- Formulaires d'évaluation de la formation
- Certificat de réalisation de l’action de formation
Ressources techniques et pédagogiques
- Espace intranet de formation
- Documents supports de formation projetés
- Exposés théoriques
- Étude de cas concrets
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation
Qualité et satisfaction
Taux de satisfaction des apprenants, nombre d'apprenants, taux et causes des abandons, taux de retour des enquêtes, taux d'interruption en cours de prestation...