Outlook - Niveau 2
Formation créée le 13/12/2021. Dernière mise à jour le 11/04/2022.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Objectif de formation : Au terme de cette formation, l'apprenant sera capable d'utiliser Outlook dans ses fonctionnalités les plus avancées : calendrier, modèles, gestion du temps, outils de partage...
Objectifs de la formation
- Se servir des indicateurs de suivi de message
- Créer des catégories pour trier les messages
- Grouper les messages
- Créer et se servir de modèles
- Bâtir et gérer les règles
- Se servir des calendriers partagés
- Gérer les tâches
- Utiliser les outils de partage de la messagerie
- Archiver des messages
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Toute personne ayant une bonne pratique d'Outlook et souhaitant utiliser les fonctionnalités avancées de gestion et de partage collaboratif pour un travail de groupe.
Prérequis
- Maîtriser l'environnement Windows et le pack Office (Word, Excel, Powerpoint)
- Avoir suivi la formation "Outlook - Niveau 1" ou disposer de compétences équivalentes
Contenu de la formation
-
Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps
- Gagner du temps par la maîtrise de l'interface d'Outlook
- Les indicateurs de suivi
- Les catégories
- Le mode "Conversation"
- Recherches personnalisées
- Les actions rapides
- Gestion des règles
- Utiliser la fonctionnalité "Boîte de réception prioritaire"
- Charger ou récupérer les pièces jointes dans OneDrive pour libérer de l'espace dans sa messagerie
- Création et utilisation de modèles de messages
- Récupérer des messages supprimés de la corbeille
-
Organiser son temps
- Gérer son emploi du temps grâce au calendrier
- Rendez-vous, évènements et demander une réunion
- Vérifier la disponibilité des participants avec l'assistant planification
- Suivi des participants et lieu des réunions
- Périodicité, disponibilité, rappel et sélecteur de dates
- Vue hebdomadaire et mensuelle
- Modifier, changer l'affichage, appliquer des filtres
- Configuration du calendrier
- Travaux pratiques : Création d'une action rapide pour classer des courriels dans un dossier, mettre en oeuvre une règle de réponse automatique, créer une réunion et vérifier la disponibilité des participants
-
Prioriser ses tâches
- Créer une tâche, un rappel à partir d'un courriel
- Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
- Assigner, répondre et transférer des tâches
- Conserver les tâches relatives à plusieurs projets
- Saisir les tâches périodiques en une seule fois
-
Gestion des contacts
- Rappels sur la "Gestion des contacts"
-
Le travail de groupe
- Délégation à des collaborateurs des modules Outlook
- Partage des informations dans Outlook
- Partage de dossiers et permissions associées aux éléments
-
Etablir des règles de classement et d'archivage en fonction de ses missions et de son poste
- Principe de l'archivage
- Les fichiers PST
- Archivage manuel et automatique
- Outils de nettoyage
- Identifier les courriels répétitifs et créer des réponses automatiques
- Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique
- Travaux pratiques : Affecter une tâche à un participant et visualiser son suivi, partager son calendrier en lecture, partager un dossier de la boîte de réception en écriture
Équipe pédagogique
Professionnel expert technique et pédagogique.
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Mises en situation.
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Certificat de réalisation de l’action de formation.
Ressources techniques et pédagogiques
- Espace numérique de travail
- Documents supports de formation projetés
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.